Workflow Diagrams

Workflow Diagrams

Visual overview of the most important flows in Quantix Tickets

Ticket lifecycle

   ┌──────────────┐
   │ User clicks  │
   │ topic select │
   └──────┬───────┘
          ▼
   ┌──────────────┐         ┌────────────────┐
   │ Form modal   │ ───────►│ Modal submitted│
   └──────────────┘         └───────┬────────┘
                                    ▼
                            ┌────────────────┐
                            │ Bot creates    │
                            │ private channel│
                            └───────┬────────┘
                                    ▼
                            ┌────────────────┐
                            │ Embed + buttons│
                            │ in the channel │
                            └───────┬────────┘
                                    ▼
   ┌────────────────────────────────────────┐
   │     OPEN — user + team chat            │
   └─────┬──────────────────────────────┬───┘
         ▼                              ▼
   ┌────────────┐                ┌─────────────┐
   │ Team claim │                │ Auto-close  │
   └─────┬──────┘                │ after X h   │
         ▼                       └──────┬──────┘
   ┌────────────────────┐               ▼
   │ Force-claim active │      ┌─────────────────┐
   │ Other team msgs    │      │ Warning (24h)   │
   │ get deleted        │      └────────┬────────┘
   └─────┬──────────────┘               ▼
         ▼                       ┌─────────────────┐
   ┌────────────────────┐        │ Closed          │
   │ Team / user closes │ ─────► │ Transcript      │
   └────────────────────┘        │ generated       │
                                 └─────────────────┘

Application flow

   ┌──────────────────┐
   │ User on portal   │
   │ or Discord panel │
   └────────┬─────────┘
            ▼
   ┌──────────────────┐
   │ Requirements     │ ← account age / server join / cooldown
   │ check            │
   └────────┬─────────┘
            ▼
   ┌──────────────────┐
   │ Form modal(s)    │ ← multi-modal for 5+ questions
   └────────┬─────────┘
            ▼
   ┌──────────────────┐
   │ Bot posts in     │
   │ voting channel   │
   └────────┬─────────┘
            ▼
   ┌──────────────────┐
   │ TEAM votes       │
   │ ✅ ❌ 🤔         │
   └────────┬─────────┘
            ▼
   ┌──────────────────┐
   │ Interview        │ ─── DM with date
   │ (optional)       │     30-min reminder
   └────────┬─────────┘
            ▼
   ┌──────────────────┐
   │ Final decision   │
   ├──────────────────┤
   │ Accept           │ ──► user gets role(s)
   │ Reject           │ ──► DM with rejection
   │ Archive          │
   └──────────────────┘

Voice-support flow

   ┌─────────────────────┐
   │ User joins waiting  │
   │ room channel        │
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Within hours?       │
   ├─────────────────────┤
   │  Yes → continue     │
   │  No  → DM "outside  │
   │    hours"          │
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Bot joins voice     │
   │ Plays hold music    │
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Bot posts case      │
   │ in notify channel   │
   │ Pings team roles    │
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Team member         │
   │ clicks CLAIM        │ ──► team must be in voice
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Bot creates         │
   │ support channel     │ ──► in voiceSupport.categoryId
   │ user + team only    │
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Both get moved      │
   │ into the channel    │
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Bot disconnects     │
   │ Hold music stops    │
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Support conversation│
   └──────────┬──────────┘
              ▼
   ┌─────────────────────┐
   │ Team clicks CLOSE   │
   │ Channel deleted     │
   │ Case archived       │
   └─────────────────────┘

Priority visibility

🔴 RED ROLES                ┌─────────┬─────────┬─────────┐
   see everything ─────────► │ 🟢 Green│ 🟠 Org.│ 🔴 Red │
                            └─────────┴─────────┴─────────┘

🟠 ORANGE ROLES             ┌─────────┬─────────┐
   see green     ─────────► │ 🟢 Green│ 🟠 Org.│
   + orange                 └─────────┴─────────┘

🟢 GREEN ROLES              ┌─────────┐
   see only      ─────────► │ 🟢 Green│
   green                    └─────────┘

Configure roles under Sidebar → Tickets → Roles → Priority roles

Cache-refresh flow

  PANEL                          BOT                       DB
  ─────                          ───                       ──
  Admin
    │
    │  saves setting
    ▼
  ┌──────────┐
  │Auto-save │ ──── POST /api/config ───►  ┌──────────┐
  └──────────┘                             │ writeCfg │
                                           └────┬─────┘
                                                │
                            ┌──────UPDATE────────┘
                            ▼
                        ┌──────────┐
                        │guild_cfg │ ◄──── 15s setInterval
                        │table     │       refresh
                        └────┬─────┘            │
                             │                  │
                             └──────► ┌─────────────────┐
                                      │ Bot in-mem cache│
                                      │ updated         │
                                      └─────────────────┘
                                              │
                                              ▼
                                        Setting takes
                                        effect in bot

Max latency: 15 seconds between panel-save and bot effect